Vereinsprotokolle und Chroniken lesen und erschließen

Was in Protokollbüchern steht

Protokolle folgen einem wiederkehrenden Aufbau, der sich über die Jahrzehnte kaum verändert hat:

• Kopf mit Art der Versammlung, Ort, Datum und Uhrzeit, etwa „Protokoll der Generalversammlung vom …“
• Anwesenheit: Zahl der Mitglieder oder eine Namensliste, manchmal mit Unterschriften
• Tagesordnung mit nummerierten Punkten
• Verlauf und Beschlüsse zu jedem Punkt, oft mit Abstimmungsergebnis
• Schluss mit Uhrzeit und den Unterschriften von Vorsitzendem und Schriftführer

Daneben finden sich in Vereinsunterlagen Mitgliederverzeichnisse, Kassenbücher mit Einnahmen und Ausgaben, Satzungen und ihre Änderungen, Einladungen, Zeitungsausschnitte und eingeklebte Fotos. Gemeinderatsprotokolle enthalten zusätzlich Beschlüsse zu Wegen, Schule, Armenwesen und Steuern.

Schriften und feste Wendungen

Die Schrift eines Protokollbuchs hängt vom Schriftführer ab, und der wechselte regelmäßig. Im 19. Jahrhundert schrieben die meisten Kurrent, in der Zwischenkriegszeit auch Sütterlin; ab den 1950er-Jahren überwiegt lateinische Schreibschrift, später Maschinenschrift auf eingeklebten Blättern. Ein Buch kann so drei oder vier Schriften enthalten.

Hilfreich ist, dass Protokolle aus festen Wendungen bestehen. Typisch sind etwa:

• „Der Vorsitzende eröffnete die Versammlung um … Uhr und begrüßte die erschienenen Mitglieder.“
• „Das Protokoll der letzten Versammlung wurde verlesen und genehmigt.“
• „Nach längerer Aussprache wurde einstimmig beschlossen …“
• „Da weitere Wortmeldungen nicht vorlagen, schloss der Vorsitzende die Versammlung.“

Abkürzungen betreffen vor allem Ämter und Beträge: „Vors.“ für Vorsitzender, „Schriftf.“ für Schriftführer, „Kass.“ für Kassierer, „Mitgl.“ für Mitglieder, „M.“ oder „Mk.“ für Mark, „Pf.“ für Pfennig. Viele Vereine benutzten zudem eigene Kürzel für ihre Feste und Einrichtungen.

In Kassenbüchern spiegelt sich die Geldgeschichte: In den Inflationsjahren 1922 und 1923 stehen dort Beträge in Millionen und Milliarden Mark, ab 1924 wurde in Reichsmark gerechnet, in den westlichen Besatzungszonen ab Juni 1948 in D-Mark. Wer Beträge über die Jahre vergleichen will, muss diese Wechsel berücksichtigen.

Wo Protokollbücher liegen

Viele Protokollbücher sind noch im Besitz der Vereine, oft beim aktuellen Schriftführer oder im Vereinsheim. Bei aufgelösten Vereinen sind sie manchmal an Stadt- oder Kreisarchive gegangen, in anderen Fällen in Privatbesitz gelandet. Fragen Sie deshalb auch frühere Vorstandsmitglieder und deren Familien: Bei einem Amtswechsel wurden Protokollbücher nicht immer weitergegeben und liegen manchmal noch auf einem Dachboden.

Gemeinderatsprotokolle liegen in den Gemeinde- und Stadtarchiven, bei eingemeindeten Orten im Archiv der heutigen Gemeinde. Heimat- und Geschichtsvereine wissen meist, wo sich welche Bestände befinden.

Wenn Sie Protokolle veröffentlichen, etwa in einer Festschrift, denken Sie an den Datenschutz: Für Namen und Angaben über Menschen, die noch leben, sollten Sie vorher klären, was gezeigt werden darf. Für Beiträge und persönliche Angelegenheiten gilt das besonders.

Ein Protokollbuch erschließen: so gehen Sie vor

Ein vollständiges Protokollbuch hat oft mehrere hundert Seiten. Mit einem klaren Vorgehen wird daraus trotzdem ein überschaubares Projekt:

1. Blättern Sie das Buch einmal durch und notieren Sie, wo die Hand des Schriftführers wechselt. Jede Hand ist eine eigene Lesephase.
2. Legen Sie ein Inhaltsverzeichnis an: Datum und Art jeder Versammlung. Das allein ist für eine Chronik schon viel wert.
3. Lesen Sie zuerst die Beschlüsse und Wahlen. Sie sind für die Vereinsgeschichte am wichtigsten und meist deutlich geschrieben.
4. Führen Sie eine Liste der Personen mit ihren Ämtern und Jahren. So entsteht nebenbei eine Liste der Vorsitzenden und Ehrenmitglieder.
5. Verteilen Sie die Arbeit: Mehrere Mitglieder können parallel an verschiedenen Jahrgängen arbeiten, wenn alle nach denselben Regeln abschreiben.

Ein Protokoll Schritt für Schritt

Das folgende Beispiel ist ausgedacht, zeigt aber den typischen Aufbau eines Versammlungsprotokolls aus der Zeit um 1910:

Fast jeder Teil ist formelhaft: die Kopfzeile mit Ort und Datum, die nummerierten Punkte, „verlesen u. genehmigt“, „Entlastung erteilt“, „einstimmig wiedergewählt“ und die Unterschriften. Für eine Chronik sind vor allem die Punkte 3 und 4 interessant: Kassenstand und Wahlen. Die Beträge in Mark und Pfennig lassen sich über die Jahre vergleichen und zeigen, wie es dem Verein ging. Wer mehrere Protokolle so erfasst, hat schnell eine Liste aller Vorsitzenden und die wichtigsten Zahlen beisammen.

Wie der Scanner hilft

Altschrift liest Protokollseiten in Kurrent, Sütterlin, lateinischer Schrift und Maschinenschrift und gibt den Text in heutiger Schrift aus. Für ein ganzes Protokollbuch legen Sie ein Projekt an, vergeben Schlagwörter wie Jahreszahlen oder „Generalversammlung“ und exportieren am Ende den gesamten Text – als Grundlage für Chronik, Festschrift oder Vereinsarchiv.

Grenzen gibt es bei eng beschriebenen Kassenbüchern mit Spalten, bei durchgestrichenen oder überschriebenen Passagen und bei vereinsinternen Kürzeln. Namen von Mitgliedern liest die KI so gut, wie die Schrift es zulässt; prüfen Sie sie, bevor sie in eine Veröffentlichung gehen. Unsichere Stellen sind markiert.

Für Vereine und Archive mit größeren Beständen gibt es große Seitenpakete mit Rechnung auf den Verein. Einzelheiten stehen auf der Seite für Archive und Institutionen.